5 chi tiết nhỏ nhưng có ý nghĩa lớn trong tổ chức hội nghị, hội thảo

30/11/2023

Để tạo được ấn tượng tốt, một sự kiện hội nghị, hội thảo thành công, người làm sự kiện cần phải chỉn chu, chú ý từ những chi tiết nhỏ nhất. Dưới đây là 5 chi tiết nhỏ nhưng có ảnh hưởng lớn đến với sự kiện hội nghị, hội thảo.

Địa điểm tổ chức mới lạ

Tổ chức hội nghị hội, thảo là hoạt động quen thuộc đối với hầu hết các công ty hay doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một thực tế là các ý tưởng chương trình thường rất hạn chế, đi theo lối mòn.

Đặc điểm của hội nghị, hội thảo là luôn mang tính trang trọng. Điều mà các doanh nghiệp luôn trăn trở là làm sao giữ được vẻ trang trọng mà vẫn độc đáo, sáng tạo.

Địa điểm là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi lễ. Thông thường, mô hình chung mà hầu hết các chương trình đều áp dụng là phải chọn những nơi có không gian sang trọng, cách trang trí trang nhã và đem đến cho khách tham dự cảm giác trang trọng.

Tuy nhiên chính điều này đã khiến khách mời nhàm chán. Vì vậy, để không đi theo khuôn khổ đã cũ bạn hãy thay đổi tiêu chí chọn địa điểm từ trang trọng, hào nhoáng sang mới mẻ, gần gũi như ở ngoài trời chẳng hạn.

Một chương trình diễn ra ngoài trời với không gian rộng rãi, thoáng mát sẽ tạo nên bầu không khí thích thú, phấn khởi và hào hứng. Các vị khách mời cũng được hòa mình vào trong thiên nhiên thoáng đãng, mát mẻ, dễ dàng cùng nhau trò chuyện, chia sẻ về công việc, cuộc sống…

Khu vực tiếp đón khách sáng tạo

Đây là khu vực đầu tiên gây ấn tượng với khách mời đồng thời cũng là nơi thể hiện rõ nét chủ đề của mỗi chương trình. Việc đầu tư trang trí, setup chỉn chu ở đây ẽ phần nào giúp khơi gợi không khí vui vẻ, hào hứng của khách mời, xây dựng sự kết nối tốt đẹp.

Không những vậy, khu vực này cũng là nơi thuận lợi nhất để các doanh nghiệp đặt standee, backdrop về các thông tin cần thiết về sản phẩm, dịch vụ, truyền thông thương hiệu…một cách hiệu quả.

Lựa chọn diễn giả và nhân sự tham gia phù hợp

Nội dung tại hội nghị, hội thảo có được truyền đạt hấp dẫn, đủ thu hút hay không phụ thuộc nhiều vào người diễn giả. Do đó, hãy lựa chọn diễn giả là người có nhiều kinh nghiệm, linh hoạt trong ngôn ngữ và có “cái duyên” diễn thuyết.

Bên cạnh đó, toàn bộ đội ngũ nhân sự tham gia chương trình: MC, lễ tân, điều hành, hậu cần, kỹ thuật viên… cần nắm bắt rõ ràng thông tin bao quát của buổi sự kiện, hiểu được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình để tránh xảy ra lỗi trong quá trình thực hiện.

Đẩy mạnh hoạt động tương tác

Mỗi chương trình sẽ có những hoạt động tương tác với khách hàng khác nhau. Ví dụ như với chương trình giới thiệu sản phẩm mới, đơn vị thực hiện có thể lồng ghép khéo léo các trò chơi bằng câu hỏi & trả lời liên quan đến thông tin sản phẩm.

Khách hàng thắng trò chơi sẽ có cơ hội nhận các sản phẩm miễn phí. Tuy nhiên, các hoạt động này cần được tính toán và cân đối hợp lý với timeline tổ chức chương trình.

Còn với các chương trình mang tính đặc thù, cần lựa chọn những hoạt động có tính linh hoạt cao và có thể dễ dàng thay đổi theo mỗi kỳ sự kiện mà vẫn đảm bảo thu hút người tham gia.

Tiết mục văn nghệ đặc sắc

Việc lồng ghép các tiết mục văn nghệ như hát, múa, nhảy, ảo thuật, DJ, hài kịch… khá phổ biến trong chương trình. Đây được xem là hoạt động không thể thiếu, mang lại không khí sôi động và vui tươi.

Khách mời khi được thưởng thức các tiết mục hấp dẫn, tinh thần sẽ vui vẻ; phấn chấn hơn. Từ đó, họ có thể làm việc tốt hơn, tập trung vào chương trình một cách tốt nhất.